Ratgeber · Teil 5 von 7
Nebenkostenabrechnung in 30 Minuten: so gelingt es
4 Minuten Lesezeit · Stand 14.11.2026
Die Nebenkostenabrechnung gilt als die ungeliebteste Aufgabe im Vermieterjahr. Mit immoflow ist sie vor allem eine Frage der Vorbereitung: Sind die Belege gebucht, die Umsätze zugeordnet und die Zählerstände erfasst, schaffen viele Vermieter eines kleineren Hauses die Abrechnung in etwa 30 Minuten.
Ehrlich gesagt: Beim ersten Mal, mit vielen Positionen oder einer Heizkostenabrechnung vom Messdienst kann es länger dauern. Ab dem zweiten Jahr hilft „Wie letztes Jahr“, weil Positionen und Schlüssel schon stehen.
Die Vorbereitung entscheidet
- Belege gebucht: Rechnungen für Wasser, Müll, Versicherung, Hausmeister und Co. sind unter Belege bestätigt, oder die Zahlungen sind als Umsätze zugeordnet.
- Zählerstände erfasst: Unter Objekte › Zähler stehen die Stände zum Anfang und Ende des Zeitraums. Viele Stände auf einmal laden Sie mit „Zählerstände importieren“.
- Heizkosten bereit: Rechnet ein Messdienst ab, liegt seine Abrechnung als PDF oder CSV vor.
- Briefkopf vollständig: Name, Anschrift und IBAN stehen unter Einstellungen › Briefkopf. Ohne sie wird nicht versendet.
Der Assistent in sieben Schritten
Ein Assistent führt durch Zeitraum, Kosten, Schlüssel, Prüfen, Ergebnis, Versand und Buchen. Jeder Schritt speichert automatisch; Sie können jederzeit unterbrechen. Zu Beginn beantworten Sie Startfragen, etwa zu Mieterwechsel oder Leerstand. immoflow zeigt danach nur die Einstellungen, die für Ihre Lage nötig sind, und eine Liste der Unterlagen.
So erstellen Sie die Abrechnung
Öffnen Sie „Nebenkosten“ und wählen Sie „Abrechnung starten“. Wählen Sie Objekt und Abrechnungsjahr; die Frist wird gleich angezeigt.
Im Schritt „Kosten“ übernehmen Sie Buchungen und mit „Aus Belegen übernehmen“ Ihre Belege. Bei einer leeren Abrechnung legt „Typische Positionen anlegen“ die üblichen Kostenarten an.
Im Schritt „Schlüssel“ wählen Sie je Position den Umlageschlüssel und prüfen Zählerstände und Heizkosten.
Im Schritt „Prüfen“ kontrollieren Sie Kontrollsumme und Hinweise. Jeder Hinweis nennt seine Rechtsquelle.
Im Schritt „Ergebnis“ sehen Sie je Mieter Nachzahlung oder Guthaben, legen neue Vorauszahlungen fest und sehen das PDF an.
Im Schritt „Versand“ verschicken Sie per E-Mail oder wählen „Als versendet erfassen“ für die Post. Danach buchen Sie Nachzahlungen und Guthaben als offene Posten.
In immoflow: Nebenkosten › Abrechnung starten. Noch kein Konto? Kostenlos starten
Umlageschlüssel und Zähler
Der Umlageschlüssel bestimmt, welchen Anteil jeder Mieter trägt: Wohnfläche, Personen, Einheiten, Miteigentumsanteile, Verbrauch oder direkt eine Einheit. Ohne Vereinbarung im Mietvertrag gilt in der Regel die Wohnfläche (§ 556a BGB). Einen vertraglich vereinbarten Schlüssel ändern Sie nicht einseitig. Gilt eine Position nur für einen Teil des Hauses, etwa der Aufzug nicht für das Ladenlokal, legen Sie einen Abrechnungskreis an.
Bei Verbrauch nimmt der Assistent die Zählerstände der passenden Zählerart. Ein Differenzzähler errechnet den Verbrauch einer Wohnung ohne eigenen Zähler aus Hauptzähler minus Unterzählern. Wie Sie Zähler richtig anlegen, steht unter Zähler richtig anlegen. Heizkosten vom Messdienst übernehmen Sie je Nutzer, statt neu zu rechnen (Messdienst).
Ab dem zweiten Jahr: „Wie letztes Jahr“
Gibt es für ein Objekt schon eine Abrechnung, legt die Karte „Wie letztes Jahr“ die neue für den Folgezeitraum an. Sie übernimmt Positionen, Schlüssel, Abrechnungskreise, Heizungsangaben und Startfragen, aber keine Beträge. Statt des Schritts „Kosten“ zeigt die Übersicht „Was ist anders als letztes Jahr?“, was sich geändert hat: neue oder fehlende Belege, auffällige Abweichungen, Ein- und Auszüge, fehlende Zählerstände. Sie bestätigen jeden Abschnitt einzeln; Belege und Umsätze werden erst mit Ihrer Bestätigung übernommen.
Frist im Blick
Die Abrechnung muss dem Mieter in der Regel innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Unter „Fristen je Objekt“ zeigt eine Ampel, welche Abrechnung als Nächstes dran ist. Mehr Hintergrund steht im Magazin unter Frist der Nebenkostenabrechnung. Rechtliche Fragen zum Einzelfall, etwa zu einem strittigen Schlüssel, klären Sie bitte mit Ihrem Verband oder einer Rechtsberatung.
Welche Kosten überhaupt umgelegt werden dürfen, erklärt der Magazin-Artikel Umlagefähige Nebenkosten. Im nächsten Ratgeber geht es um die Post an Ihre Mieter: Briefe und Mahnungen versenden.
Häufige Fragen
Muss ich die Abrechnung in einem Rutsch fertig machen?
Nein. Jeder Schritt wird gespeichert. Beim nächsten Öffnen machen Sie dort weiter, wo Sie aufgehört haben.
Was passiert mit Nachzahlungen und Guthaben?
Im Schritt „Buchen“ werden daraus offene Posten: Nachzahlungen werden Forderungen, Guthaben werden Auszahlungen. Ein Guthaben können Sie auch mit einer offenen Miete verrechnen (Nachzahlung und Guthaben buchen).
Stand: 14.11.2026. Die Hinweise ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.
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