Vermieterpflichten: alle Pflichten, Prüfungen und Fristen im Überblick

Vermieterpflichten im Überblick

Die Grundregel steht in § 535 Abs. 1 BGB: Sie überlassen die Wohnung in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand und erhalten sie während der Mietzeit in diesem Zustand. Außerdem tragen Sie die Lasten, die auf der Mietsache ruhen. Daneben stehen Pflichten, die nicht aus dem Mietvertrag folgen, sondern aus dem Gesetz. Sie gelten auch dann, wenn der Mietvertrag nichts dazu sagt.

Pflichten im Lauf eines Mietverhältnisses

Ein Teil der Pflichten hängt nicht am Haus, sondern an der Phase des Mietverhältnisses. Die folgende Übersicht hilft, bei jedem Mieterwechsel nichts zu vergessen.

Wie Sie die Aufgaben rund um Vertrag, Miete und Kündigung organisieren, erklärt der Leitfaden Mietverwaltung ausführlich. Dieser Leitfaden konzentriert sich auf die Pflichten, die unabhängig vom einzelnen Mieter für das Objekt gelten.

Erhaltung: Mängel beseitigen

Die Erhaltungspflicht ist die zentrale Vermieterpflicht. Zeigt sich ein Mangel, müssen Sie ihn beseitigen, und zwar grundsätzlich auf eigene Kosten. Der Mieter muss Mängel unverzüglich anzeigen (§ 536c BGB). Unterlässt er das, kann er seine Rechte verlieren, soweit Sie deshalb nicht abhelfen konnten, und er schuldet Ersatz für den entstandenen Schaden.

Reagieren Sie nicht, wird es teuer: Unter den Voraussetzungen des § 536a BGB kann der Mieter Schadensersatz verlangen. Sind Sie mit der Beseitigung in Verzug, darf er den Mangel selbst beseitigen und Ersatz der erforderlichen Aufwendungen fordern. Halten Sie deshalb fest, wann ein Mangel gemeldet wurde, was Sie veranlasst haben und wann er behoben war.

Sicherheit am Haus: die Verkehrssicherungspflicht

Wer ein Grundstück für andere zugänglich macht, muss zumutbare Vorkehrungen treffen, damit niemand zu Schaden kommt. Rechtsgrundlage ist die allgemeine Haftung aus § 823 Abs. 1 BGB. Das betrifft Zugänge, Treppen, Beleuchtung, Dach und Fassade, Bäume und im Winter den Räum- und Streudienst.

Einmal jährlich reicht dafür oft nicht: Winterdienst richtet sich nach der Wetterlage, Gefahren am Haus zeigen sich häufig erst bei einem Rundgang. Legen Sie feste Kontrolltermine fest und dokumentieren Sie sie, damit Sie im Schadensfall zeigen können, was Sie getan haben. Winterdienst, Haftung und ein Muster für das Protokoll erklärt der Ratgeber Verkehrssicherungspflicht.

Prüfungen und Wartung: Trinkwasser, Heizung, Aufzug

Legionellen

Die Untersuchungspflicht aus § 31 TrinkwV greift, wenn drei Bedingungen zusammenkommen: Es gibt einen Speicher-Trinkwassererwärmer oder zentralen Durchfluss-Trinkwassererwärmer mit mehr als 400 Litern Inhalt oder mehr als 3 Liter in mindestens einer Leitung zwischen Trinkwassererwärmer und Entnahmestelle; im Gebäude gibt es Duschen oder andere Einrichtungen, in denen Trinkwasser vernebelt; und es handelt sich nicht um ein Ein- oder Zweifamilienhaus.

Vermietung zählt nach § 2 TrinkwV als gewerbliche Tätigkeit. Die systemische Untersuchung ist dann mindestens alle drei Jahre fällig. Kleine Anlagen ohne diese Merkmale fallen nicht darunter. Gleichen Sie den Stand Ihrer Anlage mit einer Fachfirma ab.

Bleileitungen

Trinkwasserleitungen aus Blei mussten nach § 17 TrinkwV bis zum Ablauf des 12. Januar 2026 entfernt oder stillgelegt werden. Die Verordnung nennt Verlängerungsmöglichkeiten auf Antrag beim Gesundheitsamt. Haben Sie ein älteres Haus und kennen den Leitungsbestand nicht, lassen Sie ihn prüfen.

Heizung und Schornsteinfeger

Welche Schornsteinfegerarbeiten wann fällig sind, steht im Feuerstättenbescheid, den der bevollmächtigte Bezirksschornsteinfeger gegenüber dem Eigentümer erlässt (§ 14a SchfHwG). Er nennt die Arbeiten, ihre Anzahl im Kalenderjahr sowie Fristbeginn und Fristende. Übernehmen Sie diese Termine direkt in Ihren Kalender.

Die regelmäßige Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einer Zentralheizung gehört zu den Heizkosten und ist deshalb umlagefähig; Reparaturen sind es nicht. Einzelheiten stehen im Ratgeber Heizkostenabrechnung. Bis zum 31.12.2026 müssen außerdem nicht fernablesbare Messgeräte nachgerüstet oder ausgetauscht sein, soweit keine Ausnahme greift (§ 5 Abs. 3 HeizkostenV).

Aufzug

Aufzugsanlagen gehören zu den überwachungsbedürftigen Anlagen. Sie sind nach § 16 BetrSichV wiederkehrend auf ihren sicheren Zustand zu prüfen; Einzelheiten und Fristen nennt Anhang 2 der Verordnung. Mit einem Wartungsvertrag ist die Prüfung nicht automatisch erledigt. Klären Sie, wer den Termin mit der Prüfstelle überwacht.

Rauchwarnmelder

Die Pflicht zu Rauchwarnmeldern steht in den Landesbauordnungen, deshalb unterscheiden sich die Details je Bundesland, auch bei der Frage, wer wartet. Schauen Sie in die Bauordnung Ihres Landes und regeln Sie die Wartung im Mietvertrag.

Wer zahlt? Pflichtkosten und Umlage

Dass Sie eine Pflicht erfüllen müssen, heißt nicht automatisch, dass Sie die Kosten allein tragen. Laufende Kosten dürfen Sie umlegen, wenn sie in der Betriebskostenverordnung stehen und der Mietvertrag die Umlage vorsieht. Reparaturen und Verwaltung bleiben bei Ihnen (§ 1 Abs. 2 BetrKV).

Grenzfälle erklärt der Ratgeber umlagefähige Nebenkosten. Mischrechnungen trennen Sie vor der Abrechnung in umlagefähige und nicht umlagefähige Anteile.

Nachweise und Meldungen

Energieausweis: Bei einer Vermietung legen Sie Mietinteressenten spätestens bei der Besichtigung einen Energieausweis oder eine Kopie vor; ein deutlich sichtbarer Aushang genügt. Nach Vertragsschluss übergeben Sie ihn unverzüglich (§ 80 Abs. 4 und 5 GModG). Das Gebäudemodernisierungsgesetz hat zum 29.07.2026 das Gebäudeenergiegesetz abgelöst. Liegt bei einer Immobilienanzeige in kommerziellen Medien ein Energieausweis vor, gehören die Pflichtangaben aus § 87 GModG in die Anzeige, etwa Art des Ausweises, Energiewert, Energieträger, Baujahr und Effizienzklasse.

Wohnungsgeberbestätigung: Der Wohnungsgeber muss der meldepflichtigen Person den Einzug bestätigen (§ 19 BMG). Die Bestätigung nennt Name und Anschrift des Wohnungsgebers, das Einzugsdatum, die Anschrift der Wohnung und die Namen der Meldepflichtigen. Das muss innerhalb der Frist aus § 17 Abs. 1 BMG geschehen, also binnen zwei Wochen nach dem Einzug.

Modernisierung: Eine Modernisierungsmaßnahme kündigen Sie spätestens drei Monate vor Beginn in Textform an (§ 555c BGB). Die Ankündigung nennt Art und Umfang, Beginn und Dauer sowie die zu erwartende Mieterhöhung und die künftigen Betriebskosten.

Geld: Kaution und Abrechnung

Eine Geldkaution legen Sie getrennt von Ihrem Vermögen bei einem Kreditinstitut an; die Erträge stehen dem Mieter zu (§ 551 BGB). Einzelheiten stehen im Leitfaden Mietverwaltung.

Über Vorauszahlungen rechnen Sie jährlich ab. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Für das Jahr 2025 ist das der 31.12.2026. Wie Sie den Zugang sichern, zeigt der Ratgeber Frist der Nebenkostenabrechnung.

Unterlagen und Datenschutz

Bewahren Sie Verträge, Protokolle, Abrechnungen, Prüfberichte und Rechnungen geordnet auf. § 147 Abs. 3 AO nennt für die dort erfassten Unterlagen Fristen von zehn, acht und sechs Jahren. Welche davon für Sie gelten, hängt von Ihrer steuerlichen Situation ab; klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung, und löschen Sie nichts vor Ablauf.

Bei Mietinteressenten und Mietern verarbeiten Sie personenbezogene Daten. Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt unter anderem, dass Sie nur die nötigen Daten erheben und sie nicht länger als nötig speichern. Bei der Auswahl gilt zudem das Benachteiligungsverbot aus § 19 AGG.

Wer ist verantwortlich: Eigentümer, Verwaltung oder WEG?

Gegenüber dem Mieter bleiben Sie Vertragspartner, auch wenn eine Hausverwaltung für Sie arbeitet. Die Erhaltungspflicht und die Abrechnungsfrist treffen also Sie; einen Fehler der Verwaltung müssen Sie sich in der Regel zurechnen lassen. Regeln Sie im Verwaltervertrag deshalb genau, wer Prüfungen beauftragt und Termine überwacht.

Bei einer vermieteten Eigentumswohnung liegen Dach, Fassade, Aufzug oder Zentralheizung meist beim gemeinschaftlichen Eigentum. Dafür ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer zuständig, nicht Sie allein. Gegenüber Ihrem Mieter bleiben Sie trotzdem verantwortlich und müssen auf Abhilfe hinwirken.

Übertragen Sie Aufgaben an einen Dienstleister, wird dieser für den Gefahrenbereich verantwortlich. Ganz entlastet sind Sie damit aber nicht: Nach dem Urteil des Bundesgerichtshofs vom 13.06.2017 – VI ZR 395/16 bleibt der ursprünglich Pflichtige in Grenzen zur Überwachung verpflichtet. Lassen Sie sich die Ausführung deshalb nachweisen und kontrollieren Sie sie stichprobenartig.

Typische Fehler bei den Vermieterpflichten

• Mängelmeldungen nicht festgehalten: Ohne Datum und Nachweis lässt sich nicht zeigen, wann Sie reagiert haben.
• Wartung mit Prüfung verwechselt: Ein Wartungsvertrag ersetzt keine vorgeschriebene wiederkehrende Prüfung.
• Legionellenpflicht übersehen: Die Untersuchung gilt auch für Privatvermieter, wenn das Haus die Bedingungen erfüllt.
• Energieausweis erst nach Vertragsschluss gesucht: Er muss spätestens bei der Besichtigung vorliegen.
• Winterdienst nur mündlich abgesprochen: Wer zuständig ist, gehört in eine schriftliche Regelung.
• Feuerstättenbescheid abgeheftet, Fristen nicht übernommen: Die Fristen stehen dort, erinnern muss jemand anderes.

So organisieren Sie die Vermieterpflichten mit immoflow

Unter Aufgaben & Fristen sehen Sie Kündigungen, Mietanpassungen, Wartungen und die Fristen der Nebenkostenabrechnung nach Datum sortiert. Unter „Alle Funktionen“ finden Sie Checklisten, Wartungspläne, Pflichtnachweise und Schadensmeldungen.

Prüfberichte und Bescheide legen Sie in Dokumente am Objekt ab. Schäden melden Mieter über einen QR-Aushang mit Foto und ohne Konto; aus der Meldung machen Sie eine Aufgabe. Wie es aussieht, zeigt die Live-Demo ohne Registrierung.

Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Er gibt den Stand vom Oktober 2026 wieder; maßgeblich sind die Gesetze und die Umstände Ihres Einzelfalls.