Mietverwaltung für Vermieter: Aufgaben, Fristen und Ablauf

Was ist Mietverwaltung?

Unter Mietverwaltung versteht man die Betreuung vermieteter Wohnungen und Gewerbeeinheiten im Interesse des Eigentümers. Im Mittelpunkt steht das einzelne Mietverhältnis: vom Abschluss des Vertrags über die laufende Miete bis zur Rückgabe der Wohnung.

Den rechtlichen Rahmen setzt § 535 BGB. Danach muss der Vermieter die Wohnung in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand überlassen und sie während der Mietzeit in diesem Zustand erhalten. Er trägt außerdem die Lasten, die auf der Mietsache ruhen. Der Mieter schuldet im Gegenzug die vereinbarte Miete. Aus diesen beiden Pflichten ergeben sich fast alle Aufgaben der Mietverwaltung.

Abzugrenzen ist die Mietverwaltung von der WEG-Verwaltung. Diese kümmert sich um das gemeinschaftliche Eigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft, etwa um Hausgeld, Wirtschaftsplan und Eigentümerversammlung. Wer eine Eigentumswohnung vermietet, hat es oft mit beiden zu tun: Die WEG-Verwaltung betreut das Haus, die Mietverwaltung das Mietverhältnis in der eigenen Wohnung. Dieser Leitfaden behandelt ausschließlich die Mietverwaltung von Wohnraum.

Aufgaben der Mietverwaltung im Überblick

Die Aufgaben folgen dem Lebenslauf eines Mietverhältnisses. Die Tabelle ordnet jeder Phase die wichtigsten Tätigkeiten und Vorschriften zu. Die folgenden Abschnitte erklären jede Phase im Detail.

Vor dem Mietvertrag: Miethöhe und Mieterauswahl

Bevor Sie inserieren, legen Sie die Miethöhe fest. Liegt die Wohnung in einem Gebiet mit angespanntem Wohnungsmarkt, gilt die Mietpreisbremse: Die Miete darf zu Beginn des Mietverhältnisses die ortsübliche Vergleichsmiete höchstens um 10 Prozent übersteigen (§ 556d Abs. 1 BGB). Welche Gebiete betroffen sind, bestimmen die Landesregierungen per Rechtsverordnung. Diese Verordnungen müssen spätestens mit Ablauf des 31. Dezember 2029 außer Kraft treten.

Es gibt Ausnahmen, etwa für Wohnungen, die nach dem 1. Oktober 2014 erstmals genutzt und vermietet wurden, oder für die erste Vermietung nach einer umfassenden Modernisierung. Wer sich auf eine solche Ausnahme oder auf eine höhere Vormiete beruft, muss den Mieter vor Vertragsschluss unaufgefordert darüber informieren. Prüfen Sie deshalb vor jeder Neuvermietung, ob Ihre Gemeinde in einer Verordnung genannt ist.

Bei der Mieterauswahl fragen viele Vermieter eine Selbstauskunft ab. Erheben Sie dabei nur Angaben, die Sie für die Entscheidung tatsächlich brauchen, etwa zu Einkommen und Haushaltsgröße, und bewahren Sie die Unterlagen abgelehnter Bewerber nicht länger auf als nötig. Auch bei der Auswahl selbst sind Sie nicht völlig frei: Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz verbietet bei der Vermietung insbesondere Benachteiligungen wegen der ethnischen Herkunft (§ 19 AGG). Ausnahmen gelten etwa, wenn Sie und der Mieter auf demselben Grundstück wohnen.

Mietvertrag und Mietkaution

Im Mietvertrag legen Sie Miete, Betriebskosten, Laufzeit und Sicherheit fest. Vereinbaren Sie die Umlage der Betriebskosten ausdrücklich, denn nur dann können Sie sie später abrechnen. Bei der Miete stehen neben der Festmiete zwei Modelle zur Wahl, die schon bei Vertragsschluss schriftlich vereinbart werden müssen: Staffelmiete und Indexmiete. Mehr dazu im Abschnitt zur Mieterhöhung.

Für die Kaution gelten nach § 551 BGB feste Regeln. Sie darf höchstens das Dreifache der monatlichen Miete ohne Betriebskostenpauschale oder -vorauszahlungen betragen, also drei Monatskaltmieten. Der Mieter darf sie in drei gleichen Monatsraten zahlen; die erste ist zu Beginn des Mietverhältnisses fällig, die weiteren mit den beiden folgenden Mieten.

Eine Geldkaution müssen Sie getrennt von Ihrem eigenen Vermögen bei einem Kreditinstitut anlegen, zum üblichen Zinssatz für Spareinlagen mit dreimonatiger Kündigungsfrist. Eine andere Anlageform ist möglich, wenn Sie sie vereinbaren. Die Erträge stehen dem Mieter zu und erhöhen die Kaution. Abweichungen zum Nachteil des Mieters sind unwirksam.

Zahlt der Mieter die Kaution nicht, haben Sie ein starkes Druckmittel: Ist er mit einem Betrag in Höhe von zwei Monatskaltmieten im Verzug, liegt ein wichtiger Grund für eine fristlose Kündigung vor, ohne dass vorher eine Abmahnung nötig ist (§ 569 Abs. 2a BGB).

Übergabe der Wohnung beim Einzug

Bei der Übergabe halten Sie den Zustand der Wohnung fest. Ein Übergabeprotokoll ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber es ist das wichtigste Beweismittel, wenn beim Auszug über Schäden gestritten wird. Beide Seiten sollten es unterschreiben.

Die Zählerstände brauchen Sie später für die Betriebskosten- und Heizkostenabrechnung, die Schlüsselliste für die Rückgabe. Bewahren Sie das Protokoll beim Mietvertrag auf, denn beim Auszug vergleichen Sie den Zustand mit diesem Dokument.

Mieteingang überwachen und Mietrückstand verfolgen

Die Miete ist zu Beginn, spätestens bis zum dritten Werktag des Monats zu zahlen (§ 556b Abs. 1 BGB). Bei einer Überweisung genügt es nach dem Urteil des Bundesgerichtshofs vom 05.10.2016 – VIII ZR 222/15, dass der Mieter den Zahlungsauftrag bis zum dritten Werktag erteilt, sofern sein Konto gedeckt ist. Eine Vertragsklausel, nach der das Geld bis dahin auf Ihrem Konto sein muss, ist unwirksam.

Gleichen Sie die Zahlungseingänge jeden Monat mit der Soll-Miete ab. Nur so erkennen Sie Rückstände früh und können zeitnah erinnern oder mahnen. Bei Wohnraum ist eine fristlose Kündigung wegen Zahlungsverzugs nach § 543 Abs. 2 Nr. 3 BGB in zwei Fällen möglich:

• Zwei Termine in Folge: Der Mieter ist an zwei aufeinanderfolgenden Terminen mit der Miete oder einem Teil im Verzug, der eine Monatsmiete übersteigt (§ 569 Abs. 3 Nr. 1 BGB).
• Längerer Zeitraum: Über mehr als zwei Termine hinweg ist ein Rückstand in Höhe von zwei Monatsmieten aufgelaufen.

Die Kündigung ist ausgeschlossen, wenn Sie vorher vollständig befriedigt werden. Zahlt der Mieter den Rückstand spätestens zwei Monate nach Zustellung der Räumungsklage nach oder verpflichtet sich eine öffentliche Stelle dazu, wird die fristlose Kündigung in der Regel unwirksam.

Betriebskosten abrechnen

Haben Sie Vorauszahlungen auf die Betriebskosten vereinbart, müssen Sie jährlich darüber abrechnen. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zugehen; danach sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 BGB). Für den Kalenderjahreszeitraum 2025 ist der Stichtag also der 31.12.2026.

Umlegen dürfen Sie nur die Kosten, die der Mietvertrag vorsieht und die zu den Betriebskosten nach der Betriebskostenverordnung gehören. Verwaltungskosten sowie Instandhaltung und Instandsetzung zählen nicht dazu (§ 1 Abs. 2 BetrKV).

Wie Sie die Abrechnung Schritt für Schritt aufbauen, Umlageschlüssel wählen und CO₂-Kosten einbeziehen, erklärt der Leitfaden Nebenkostenabrechnung, die Heizkosten der Ratgeber Heizkostenabrechnung. Welche Kostenarten im Einzelnen umlagefähig sind, steht im Ratgeber umlagefähige Nebenkosten. Stichtage und Versandwege finden Sie unter Frist der Nebenkostenabrechnung.

Mieterhöhung: Mietspiegel, Indexmiete und Staffelmiete

Bei einer Festmiete können Sie die Zustimmung zu einer Erhöhung bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete verlangen (§ 558 BGB). Voraussetzung: Die Miete ist zum Zeitpunkt der Erhöhung seit 15 Monaten unverändert, und die letzte Erhöhung liegt mindestens ein Jahr zurück. Innerhalb von drei Jahren darf die Miete um höchstens 20 Prozent steigen (Kappungsgrenze), in Gebieten, die eine Landesverordnung bestimmt, um höchstens 15 Prozent. Erhöhungen nach Modernisierung oder wegen gestiegener Betriebskosten zählen dabei nicht mit.

Das Verlangen müssen Sie in Textform erklären und begründen, etwa mit dem Mietspiegel, einem Sachverständigengutachten oder drei Vergleichswohnungen (§ 558a BGB). Der Mieter hat dann bis zum Ablauf des zweiten Kalendermonats nach Zugang Zeit zuzustimmen. Stimmt er zu, schuldet er die neue Miete ab Beginn des dritten Kalendermonats. Stimmt er nicht zu, können Sie innerhalb von drei weiteren Monaten auf Zustimmung klagen (§ 558b BGB).

Bei der Staffelmiete müssen die einzelnen Beträge im Vertrag stehen. Bei der Indexmiete machen Sie jede Änderung durch Erklärung in Textform geltend; darin geben Sie die Indexänderung und die neue Miete oder die Erhöhung als Geldbetrag an. Die neue Miete gilt ab dem übernächsten Monat nach Zugang. Für Modernisierungen gelten die Kappungen aus § 559 Abs. 3a BGB.

Kündigung und Kündigungsfristen

Eine Kündigung von Wohnraum muss schriftlich erfolgen, also eigenhändig unterschrieben (§ 568 Abs. 1 BGB). Eine E-Mail genügt nicht. Als Vermieter sollen Sie den Mieter außerdem rechtzeitig auf sein Widerspruchsrecht nach §§ 574 bis 574b BGB hinweisen.

Ordentlich kündigen können Sie nur mit einem berechtigten Interesse (§ 573 BGB). Das Gesetz nennt als Beispiele erhebliche schuldhafte Pflichtverletzungen des Mieters, Eigenbedarf für Sie, Ihre Familienangehörigen oder Angehörige Ihres Haushalts sowie die Verhinderung einer angemessenen wirtschaftlichen Verwertung. Eine Kündigung, um eine höhere Miete zu erzielen, ist ausgeschlossen. Die Gründe müssen im Kündigungsschreiben stehen.

Die Kündigung ist spätestens am dritten Werktag eines Monats zum Ablauf des übernächsten Monats zulässig (§ 573c Abs. 1 BGB). Das ergibt drei Monate Kündigungsfrist, für Mieter unabhängig von der Mietdauer. Für Vermieter verlängert sich die Frist nach fünf und nach acht Jahren seit der Überlassung um jeweils drei Monate. Geht Ihre Kündigung nach weniger als fünf Jahren Mietdauer am 2. März zu, endet das Mietverhältnis mit Ablauf des 31. Mai.

Auszug, Rückgabe und Kautionsabrechnung

Nach dem Ende des Mietverhältnisses muss der Mieter die Wohnung zurückgeben (§ 546 BGB). Vergleichen Sie bei der Abnahme den Zustand mit dem Einzugsprotokoll, notieren Sie die Zählerstände und lassen Sie sich alle Schlüssel aushändigen.

Jetzt beginnt eine kurze Frist: Ersatzansprüche wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung verjähren in sechs Monaten ab dem Zeitpunkt, in dem Sie die Wohnung zurückerhalten (§ 548 BGB). Wer Schäden geltend machen will, sollte deshalb zügig dokumentieren, Kosten ermitteln und den Mieter in Anspruch nehmen.

Für die Rückzahlung der Kaution nennt das Gesetz keine feste Frist. Sie haben eine angemessene Zeit, um Ihre Ansprüche zu prüfen. Steht noch eine Betriebskostenabrechnung aus, dürfen Sie nach dem Urteil des Bundesgerichtshofs vom 18.01.2006 – VIII ZR 71/05 einen angemessenen Teil der Kaution bis zur Abrechnung zurückbehalten. Rechnen Sie die Kaution einschließlich der angefallenen Zinsen nachvollziehbar ab.

Mietverwaltung selbst machen oder abgeben?

Ob Sie die Mietverwaltung selbst übernehmen, hängt vor allem von der Zahl der Einheiten, Ihrer Zeit und Ihrer Nähe zum Objekt ab. Wer wenige Wohnungen in der Nähe besitzt, erledigt die Aufgaben oft gut selbst, sofern Fristen und Unterlagen organisiert sind. Bei vielen Einheiten, weit entfernten Objekten oder wenig Zeit kann ein externer Mietverwalter sinnvoll sein.

Die Vergütung eines Mietverwalters wird individuell vereinbart. Sie ist für Sie als Vermieter ein Kostenfaktor, den Sie nicht über die Betriebskosten weitergeben können, denn Verwaltungskosten sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV nicht umlagefähig. Auch bei einer externen Verwaltung bleiben Sie Vertragspartner des Mieters und tragen die Verantwortung für Fristen und Abrechnungen.

Die immoflow GmbH bietet eine Hausverwaltung mit Partner an. Wer selbst verwalten möchte, organisiert Verträge, Zahlungen und Fristen am besten an einem Ort, statt sie über Ordner, Tabellen und Kalender zu verteilen. Eine Übersicht über Werkzeuge dafür gibt der Beitrag Mietverwaltungssoftware.

Typische Fehler in der Mietverwaltung

• Kaution zu hoch oder nicht getrennt angelegt: Mehr als drei Monatskaltmieten oder eine Anlage auf dem eigenen Konto verstoßen gegen § 551 BGB.
• Kein Übergabeprotokoll: Ohne Protokoll lassen sich Schäden beim Auszug kaum nachweisen.
• Rückstände zu spät bemerkt: Wer den Mieteingang nicht monatlich prüft, verliert Zeit für Erinnerung und Mahnung.
• Mieterhöhung ohne Begründung oder zu früh: Ein Verlangen ohne Begründungsmittel oder vor Ablauf der Jahresfrist ist angreifbar.
• Kappungsgrenze übersehen: Die Erhöhung übersteigt 20 bzw. 15 Prozent in drei Jahren.
• Kündigung per E-Mail: Ohne Schriftform ist die Kündigung unwirksam.
• Verlängerte Kündigungsfrist nicht beachtet: Nach fünf oder acht Jahren gilt für Vermieter eine längere Frist.
• Schäden nach dem Auszug zu spät geltend gemacht: Ersatzansprüche verjähren bereits sechs Monate nach der Rückgabe.

Fast alle diese Fehler haben eine gemeinsame Ursache: Fristen und Unterlagen sind nicht an einem Ort organisiert. Ein fester Ablauf je Phase und Erinnerungen für wiederkehrende Termine helfen, sie zu vermeiden.

So setzen Sie die Mietverwaltung mit immoflow um

Im Modul Mietverhältnisse legen Sie Verträge mit Laufzeiten an, erfassen Kautionen, Mietanpassungen und Übergaben. Liegt eine Kaution bei Wohnraum über drei Kaltmieten, weist immoflow darauf hin (Kaution erfassen und verwalten). Geht eine Kündigung ein, tragen Sie Eingangsdatum und Kündigenden ein; immoflow schlägt ein Mietende nach den gesetzlichen Fristen vor, das Sie vor dem Übernehmen prüfen. Den Auszug begleitet der Mieterwechsel-Fahrplan.

Unter Finanzen & Umsätze importieren Sie den Kontoauszug, ordnen Zahlungen zu und sehen offene Posten. Eine Mahnung erstellen Sie aus dem Rückstand heraus. Protokolle und Verträge legen Sie im Bereich Dokumente am Mietverhältnis ab. Kündigungen, Mietanpassungen und Wartungen zeigt Aufgaben & Fristen nach Datum sortiert.

Wie das zusammenspielt, zeigt die Live-Demo mit Beispieldaten ohne Registrierung. Die Fristen und Regeln aus diesem Leitfaden gelten unabhängig davon, mit welchem Werkzeug Sie verwalten.

Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Er gibt den Stand vom Oktober 2026 wieder; maßgeblich sind die Gesetze und die Umstände Ihres Einzelfalls.