Heizkostenabrechnung: Regeln, Rechenbeispiel und Fristen für Vermieter

Wann gilt die Heizkostenverordnung?

Die Verordnung gilt für zentrale Heizungs- und Warmwasseranlagen sowie für gelieferte Wärme, etwa Fernwärme. Hat jede Wohnung eine eigene Gasetage und einen eigenen Vertrag mit dem Versorger, rechnet der Vermieter nichts ab.

Ihre Vorschriften gehen vertraglichen Regelungen vor (§ 2 HeizkostenV). Eine Warmmiete oder eine Pauschale ändert daran grundsätzlich nichts. Die einzige Ausnahme in dieser Vorschrift: Gebäude mit nicht mehr als zwei Wohnungen, von denen eine der Vermieter selbst bewohnt.

Weitere Ausnahmen nennt § 11 HeizkostenV, zum Beispiel Gebäude mit einem Heizwärmebedarf unter 15 kWh je Quadratmeter und Jahr, Fälle mit unverhältnismäßig hohen Kosten der Erfassung sowie bestimmte Heime. Unverhältnismäßig sind die Kosten, wenn sie sich nicht innerhalb von zehn Jahren durch Einsparungen erwirtschaften lassen.

Heizkostenabrechnung: So verteilen Sie die Kosten

Grundlage ist die Pflicht zur Verbrauchserfassung: Sie statten die Räume mit Wärmezählern oder Heizkostenverteilern und das Warmwasser mit Warmwasserzählern aus; die Mieter müssen das dulden. Die Kosten teilen Sie dann in zwei Blöcke.

Welchen Maßstab Sie im erlaubten Rahmen wählen, bleibt Ihnen überlassen (§ 6 Abs. 4 HeizkostenV). Ändern dürfen Sie ihn nur aus den dort genannten Gründen, nur durch Erklärung gegenüber den Nutzern und nur zum Beginn eines Abrechnungszeitraums.

Pflichtwert 70 Prozent: In Gebäuden, die die Wärmeschutzverordnung von 1994 nicht erfüllen, mit Öl oder Gas heizen und deren freiliegende Leitungen überwiegend gedämmt sind, müssen genau 70 Prozent nach Verbrauch verteilt werden (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). Prüfen Sie das, bevor Sie einen niedrigeren Wert übernehmen.

Heizung und Warmwasser aus einer Anlage: Dann müssen Sie die Kosten zuerst trennen. Die Wärmemenge für das Warmwasser ist nach § 9 Abs. 2 HeizkostenV grundsätzlich mit einem Wärmezähler zu messen. Die dort genannte Formel ist nur erlaubt, wenn die Messung einen unzumutbar hohen Aufwand bedeuten würde.

Welche Kosten dazugehören

Umlegen dürfen Sie laut § 7 Abs. 2 HeizkostenV unter anderem den verbrauchten Brennstoff samt Lieferung, Betriebsstrom, Bedienung und Pflege, die regelmäßige Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft, die Reinigung, Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz sowie Miete und Ablesung der Messgeräte. Reparaturen gehören nicht dazu (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Enthält eine Rechnung beides, trennen Sie den Anteil heraus.

Rechenbeispiel mit 70 zu 30

Das Beispiel nutzt fiktive Zahlen: ein Haus mit 300 m² Wohnfläche, Heizkosten von 5.400,00 € und Warmwasserkosten von 1.800,00 € im Jahr, beide Blöcke zu 70 Prozent nach Verbrauch verteilt. Gerechnet wird für eine Wohnung mit 90 m² (30 Prozent der Fläche), deren Mieter 2.000 von 8.000 Einheiten am Heizkostenverteiler und 15 von 60 m³ Warmwasser verbraucht haben (jeweils 25 Prozent).

Zur Einordnung der Kürzungsrechte im nächsten Abschnitt: Bei einem Anteil dieser Höhe entsprächen 15 Prozent einem Betrag von 286,20 € und 3 Prozent einem Betrag von 57,24 €.

Fernablesbare Messgeräte: Frist 31.12.2026

Fernablesbar ist ein Gerät, das sich ohne Zugang zur Wohnung ablesen lässt. Geräte, die nach dem 1. Dezember 2021 installiert wurden, müssen das bereits können. Ältere, nicht fernablesbare Ausstattung muss nach § 5 Abs. 3 HeizkostenV bis zum 31.12.2026 nachgerüstet oder ausgetauscht werden. Das gilt nicht, wenn es im Einzelfall technisch nicht möglich ist oder wegen unangemessenen Aufwands oder in sonstiger Weise eine unbillige Härte wäre.

Sind fernablesbare Geräte eingebaut, schulden Sie den Nutzern nach § 6a Abs. 1 HeizkostenV monatliche Verbrauchsinformationen. Sie nennen den Verbrauch des letzten Monats in Kilowattstunden und vergleichen ihn, soweit erhoben, mit Vormonat und Vorjahresmonat sowie mit einem Durchschnittsnutzer. Mit der Abrechnung machen Sie außerdem die Angaben aus Absatz 3 zugänglich, etwa zum Anteil der Energieträger und zu den Kosten der Messung und Abrechnung.

Wann Mieter die Heizkosten kürzen dürfen

§ 12 Abs. 1 HeizkostenV gibt dem Nutzer zwei Kürzungsrechte. Beide beziehen sich auf den Anteil, der auf ihn entfällt.

Eine Abrechnung nach dem Abflussprinzip ist ein anderer Fehler: Er lässt sich nach dem genannten BGH-Urteil nicht durch die Kürzung nach § 12 ausgleichen. Dem Vermieter bleibt die Möglichkeit, nach dem Leistungsprinzip neu abzurechnen, notfalls auf Grundlage einer sachgerechten Schätzung.

Sonderfälle: Geräteausfall und Mieterwechsel

• Gerät ausgefallen: Lässt sich der Verbrauch nicht ordnungsgemäß erfassen, ermitteln Sie ihn aus vergleichbaren Zeiträumen, vergleichbaren Räumen oder dem Durchschnitt des Gebäudes (§ 9a Abs. 1 HeizkostenV). Betrifft das mehr als 25 Prozent der maßgeblichen Fläche, werden die Kosten ausschließlich nach den festen Maßstäben verteilt (Absatz 2).
• Mieterwechsel: Wechselt der Nutzer im Abrechnungszeitraum, müssen Sie zwischenablesen. Die verbrauchsabhängigen Kosten teilen Sie danach auf, die übrigen Heizkosten nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig, die übrigen Warmwasserkosten zeitanteilig (§ 9b HeizkostenV).
• CO₂-Kosten: Sie werden im Zuge der Heizkostenabrechnung zwischen Mieter und Vermieter aufgeteilt. Bei Wohngebäuden richtet sich der Anteil nach dem Kohlendioxidausstoß des Gebäudes je Quadratmeter (§ 5 CO2KostAufG).

Checkliste vor dem Versand

Der letzte Punkt entscheidet über Ihre Nachforderung: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Liegt die Messdienst-Abrechnung erst spät vor, planen Sie rückwärts, wie im Ratgeber zur Frist der Nebenkostenabrechnung beschrieben. Die übrigen Positionen erklärt der Leitfaden zur Nebenkostenabrechnung.

So setzen Sie die Heizkostenabrechnung mit immoflow um

Im Modul Nebenkosten gehört die Heizkostenabrechnung zum Schritt „Schlüssel“ des Assistenten. Sie übernehmen entweder die Beträge je Nutzer vom Messdienst oder nur die Verbrauchswerte und lassen immoflow nach der Heizkostenverordnung verteilen. Wie das geht, zeigt die Anleitung Heizkosten vom Messdienst übernehmen, die CO₂-Aufteilung die Anleitung CO2-Kosten aufteilen.

Fehlen Verbrauchswerte, stoppt die Prüfung den Abschluss. Den Ablauf können Sie sich in der Live-Demo ohne Registrierung ansehen.

Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Er gibt den Stand vom Oktober 2026 wieder; maßgeblich sind die Gesetze und die Umstände Ihres Einzelfalls.