Briefe, Serienbriefe und Mahnungen versenden

Ob Ankündigung der Zählerablesung, Willkommensbrief oder Zahlungserinnerung: Vermieter schreiben mehr Briefe, als man denkt. In immoflow entstehen sie aus Vorlagen, mit Ihrem Briefkopf und im Format DIN 5008 für Fensterumschläge. Jeder fertige Brief liegt danach als PDF in den Dokumenten.

Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie einen Brief schreiben, viele Empfänger auf einmal erreichen und Mahnungen so einstellen, dass sie zu Ihrem Vorgehen passen.

Zuerst: Briefkopf und Absender

Unter Einstellungen › Briefkopf tragen Sie Name, Anschrift, Logo und Bankverbindung ein. Briefe, Mahnungen und Abrechnungen nutzen diese Angaben. Unter Einstellungen › E-Mail legen Sie fest, welcher Absendername beim Empfänger steht und an welche Adresse Antworten gehen (E-Mail-Absender einrichten).

Vorlagen für die häufigsten Schreiben

Unter Briefe › Vorlagen finden Sie Vorlagen nach Themen: Zahlung & Mahnung, Mieterhöhung, Nebenkosten, Mietverhältnis, Ankündigungen und Allgemein. Dazu gehören etwa Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung, Willkommensbrief, Ankündigung Wartung, Ankündigung Zählerablesung, Wohnungsgeberbestätigung und Mietbescheinigung. Platzhalter wie die Anrede, das Objekt oder die Kaltmiete setzt immoflow je Empfänger ein (Platzhalter).

Vorlagen mit rechtlichem Inhalt sind als „Vorlage, keine Rechtsberatung“ gekennzeichnet. Prüfen Sie den Text für Ihren Fall, bevor Sie ihn versenden. Zum Anpassen legen Sie eine eigene Kopie an.

Serienbrief und Serien-E-Mail an Gruppen

Für Ankündigungen an viele wählen Sie den Serienbrief. Als Empfänger stehen Gruppen bereit: „Mieter ausgewählter Objekte“ (auch über mehrere Häuser), „Alle aktiven Mieter“, „Eigentümer einer WEG“ und „Alle Dienstleister“. Vor dem Anlegen zeigt immoflow die Liste mit Anzahl und Namen, nennt, wer keine E-Mail-Adresse hat, und nimmt doppelte Einträge nur einmal.

• Per E-Mail: „E-Mail an … prüfen und senden“ zeigt Empfänger, die E-Mail und den Brief als PDF-Anhang. Erst „Jetzt an … senden“ verschickt. Pro Stunde gehen höchstens 50 E-Mails hinaus; den Rest senden Sie später mit demselben Knopf, niemand bekommt die E-Mail doppelt.
• Ohne E-Mail-Adresse: Diese Briefe drucken Sie mit einem eigenen Knopf und schicken sie per Post. Adressen, die E-Mails abbestellt haben, lässt immoflow beim Versand aus.
• Nachweis: Im Verlauf steht je Brief der Stand, etwa „E-Mail: Zugestellt“ oder „E-Mail: Unzustellbar“ (Status und Verlauf).

Mahnungen mit Mahnstufen

Für überfällige Posten erstellt immoflow unter Buchhaltung › Offene Posten die nächste Mahnstufe als Briefentwurf: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung. Den Entwurf prüfen Sie in Briefe, stellen ihn fertig und versenden ihn. Verwerfen Sie ihn, wird die Mahnstufe zurückgenommen.

Im Menü „…“ unter „Mahnstufen einstellen“ legen Sie fest, ab wie vielen Tagen nach Fälligkeit eine Stufe möglich ist und ob eine Mahngebühr oder Verzugszinsen hinzukommen. Ab Werk gelten 0 Tage, keine Gebühr und 0 % Zins. Eine Stufe können Sie überspringen. Haben Sie eine Ratenzahlung vereinbart, setzt die Mahnsperre „Nicht erinnern bis …“ die Erinnerungen bis zu einem Datum aus.

Im letzten Ratgeber der Reihe geht es um die Steuer: Steuerberater einladen und Anlage V vorbereiten.

Stand: 14.11.2026. Die Hinweise ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.