WEG-Verwaltung
Eröffnung bei Übernahme einer Gemeinschaft
Übernehmen Sie eine Gemeinschaft von einer anderen Verwaltung oder aus eigenen Büchern, braucht die erste Jahresabrechnung die Salden zum Stichtag. In der Eröffnung erfassen Sie je Eigentümer den Rückstand oder das Guthaben, dazu die Kontostände und den Bestand der Erhaltungsrücklage. Rückstände werden offene Posten wie das Hausgeld: Sie ordnen Zahlungen zu, mahnen und sehen sie im Vermögensbericht.
In immoflow: Objekte › Objekt › Eigentümer › Eröffnung bei Übernahme
Schritt für Schritt
Im Objekt mit WEG-Verwaltung den Tab „Eigentümer“ öffnen und bei „Eröffnung bei Übernahme“ „Eröffnung erfassen“ wählen.
Das Wirtschaftsjahr wählen, das Sie als erstes in immoflow abrechnen. Der Stichtag ist meist der 31.12. des Vorjahres, bei einer Übernahme im Jahr der Tag davor.
„Übernahme Vorverwaltung“ oder „Saldovortrag“ wählen und die bisherige Verwaltung eintragen.
Je Einheit „Rückstand“ oder „Guthaben“ wählen und den Betrag eintragen. Mehrere Beträge einer Einheit, zum Beispiel offene Vorschüsse und eine offene Abrechnung, zählen Sie zusammen.
Unter „Kontostände zum Stichtag“ jedes Konto der Gemeinschaft mit seinem Stand eintragen, unter „Erhaltungsrücklage zum Stichtag“ den Bestand jeder Rücklage.
Unter „Weitere Angaben“ die Kontrollsumme eintragen: das Vermögen ohne Rücklage aus dem Vermögensbericht der bisherigen Verwaltung. Die Saldenprobe zeigt „Stimmt“ oder die Differenz.
„Eröffnung speichern“ wählen.
Ergebnis
Rückstände und Guthaben stehen unter Offene Posten und in der Karte „Hausgeld-Soll und offene Beträge“. Die Jahresabrechnung zeigt sie im Vermögensbericht und in der Einzelabrechnung nachrichtlich, die Saldenprobe vergleicht die Kontostände mit dem Anfangsbestand der Geldkonten.
Sonderfälle
Salden aus einer Liste übernehmen
„Vorlage herunterladen“ liefert eine CSV-Datei mit den Spalten Art, Einheit, Eigentümer, Betrag, Bezeichnung und Fällig am. Art ist „Rückstand“, „Guthaben“, „Konto“ oder „Rücklage“, Beträge ohne Minus. „Aus CSV übernehmen“ füllt das Formular, Sie prüfen und speichern.
Vorjahresabrechnung der bisherigen Verwaltung
Ist die Abrechnung des Vorjahres erst nach dem Stichtag beschlossen, erfassen Sie Nachzahlung oder Guthaben als eigenen Saldo: „Bezeichnung und Fälligkeit je Saldo“ einblenden, „+ Saldo“ wählen, Bezeichnung wie „Abrechnung 2024“ und den Fälligkeitstag aus dem Beschluss eintragen. Werden Guthaben mit dem Hausgeld verrechnet, wählen Sie nach dem Speichern „Guthaben mit Hausgeld verrechnen“: Jedes offene Guthaben deckt das offene Hausgeld desselben Eigentümers, das älteste zuerst. Die Meldung bietet „Rückgängig“ an.
Saldenprobe zeigt eine Abweichung
Gerechnet wird Geldkonten minus Rücklage plus Forderungen minus Verbindlichkeiten. Weicht das von der Kontrollsumme ab, fehlt oft ein Konto, eine offene Rechnung (unter „Verbindlichkeiten gegenüber Dritten“) oder die Rücklage steht nicht auf einem eigenen Konto. Speichern können Sie trotzdem.
Rücklage unter „Rücklagen“
Hat die Rücklage unter „Rücklagen“ einen anderen Anfangsbestand, nennt die Saldenprobe den Unterschied. Passen Sie den Anfangsbestand dort an, damit die Entwicklung der Rücklage stimmt.
Eröffnung ändern oder zurücknehmen
„Ändern“ speichert die Eröffnung neu. Gleiche Salden bleiben, geänderte werden neu angelegt. Ist auf einen Saldo schon eine Zahlung zugeordnet, lösen Sie die Zuordnung zuerst unter Offene Posten. Dasselbe gilt für „Zurücknehmen“.
Guthaben auszahlen
Überweisen Sie ein Guthaben, ordnen Sie die Ausgabe beim Umsatz dem Guthaben zu. Dann ist es unter Offene Posten erledigt.
Stand: 06.11.2026. Die Hinweise ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.
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